7 passos para uma produção de eventos eficiente

3 anos
Eyemobile
Por Eyemobile

Uma produção de eventos de sucesso é um objetivo em comum para todos que estão relacionados com o meio, não é mesmo? Mas, para isso, saiba que é preciso trabalhar bastante e se programar devidamente, afinal é muito deste planejamento prévio que irá garantir (ou não) que o seu evento será aprovado pelo público. 

Foi pensando em lhe ajudar que separamos os passos fundamentais para a produção de eventos – e que vão tornar o seu planejamento mais eficiente e fazer você alcançar resultados ainda mais profissionais. Confira:

  1. Defina um objetivo e um tema

Qual é o objetivo principal do seu evento? São muitas as opções, como levantar recursos, promover a imagem de determinada empresa, disseminar conhecimento, entre outros. Note que um evento pode ter mais de um objetivo, mas definir as suas metas é fundamental para que você possa se programar da melhor maneira possível.

O tema também é algo de extrema importância no seu planejamento – e é ele quem irá ajudar o seu público a entender o conceito do seu evento e também a se sentir motivado a ir até ele. Mas, não exagere e evite a propaganda enganosa, o que pode lhe deixar sem credibilidade.

  1. Faça um checklist

Com esses dados, você já terá uma noção de quem será o seu público-alvo e do que precisa definir para uma produção de eventos eficiente. Coloque tudo na ponta do lápis e monte uma planilha com todos os itens importantes como: local, horário, atrações, orçamento, materiais para divulgação, bebida, alimentação e o que mais julgar necessário, definindo prazos para cada tarefa.

Outra ideia é montar planilhas separadas de itens para antes, durante e pós-evento.

  1. Procure profissionais

Uma boa equipe é indispensável para que tudo saia como planejado. Por isso, é importante que você conte com profissionais de vários setores como uma equipe médica, de limpeza, de alimentos e bebidas, de iluminação e som e de segurança.

De acordo com o seu tipo de evento, essas necessidades poderão ser maiores ou menores – mas não se prive de contratar profissionais sérios e que estejam acostumados a trabalharem em eventos do porte do qual você está organizando.

  1. Invista na divulgação

Um bom marketing é imprescindível para que qualquer produção de eventos atraia o público esperado. Por isso, além de investir nos meios tradicionais, lembre-se de também contar com o poder dos meios digitais, fazendo parcerias com blogueiros de destaque do setor, criando um hotsite e também estando presente nas mídias sociais.

Outra ideia interessante é investir na venda de ingressos online – que facilita o acesso de inúmeras pessoas e ajuda a ampliar o alcance do seu evento.

  1. Pense nos improvisos

Um bom planejamento envolve sempre se antecipar aos problemas. Saiba que imprevistos podem acontecer em qualquer evento, mas é importante se precaver. Por isso, sempre tenha um plano B para emergências que você já sabe que podem acontecer, como mudanças climáticas, demanda extra por bebida, brigas e problemas com jovens e adolescentes e outros.

  1. Não se esqueça do pós-evento

Uma produção de eventos eficiente não acaba quando a festa termina. Faça um relatório incluindo todos os dados relevantes, como movimentação financeira, resultados alcançados, críticas (positivas e negativas), divulgação na mídia e outros pontos que julgar necessário.

Divulgue o que foi positivo e foque no que não foi tão bem assim para que, no próximo, esses erros possam ser planejados melhor e evitados.

  1. Fidelize

Um bom evento é aquele que faz com que a pessoa tenha vontade de participar de novo e de novo. Por isso, invista na fidelização dos seus participantes. Se você vendeu ingressos pela internet, por exemplo, que tal coletar alguns dados simples e manter contato com essa pessoa, enviando novas festas que você está planejando? O mesmo vale para as mídias sociais.

Gostou dessas dicas? Elas foram úteis para você ter uma produção de eventos mais eficiente? Acesse o nosso site e saiba o que mais podemos oferecer para a sua festa!