Como trabalhar com eventos de forma eficiente

2 anos
Eyemobile
Por Eyemobile

A área de eventos é uma das que mais crescem no Brasil e no mundo, sempre atraindo interessados. Mas, para se destacar é preciso ter algumas características essenciais como pró-atividade, bom networking, desenvoltura e boa comunicação.

Inúmeras são as possibilidades de atuação, como produtores de eventos, fornecedores, representantes de tecnologias exclusivas para o setor e muitos outros, o que torna o mercado ainda mais interessante e aquecido durante todo o ano.

Se você quer começar a atuar na área, mas ainda não sabe como trabalhar com eventos de maneira assertiva, conquistando os seus primeiros clientes, continue a leitura e veja as informações importantes que separamos.

1. Saiba se comunicar corretamente com seu cliente

Em todas as áreas profissionais, saber ouvir e entender as necessidades das pessoas com quem se relaciona é essencial e na área de eventos isso é ainda mais importante.

Ao se reunir com o cliente é fundamental que você consiga extrair dele o máximo de informações, compreendendo exatamente quais são as expectativas para o evento que você está organizando, quem é o público-alvo que ele deseja atrair, qual o orçamento disponível e outras questões.

Somente compreendendo as necessidades do cliente você poderá oferecer serviços e soluções que vão ao encontro das suas expectativas. Também é fundamental que você saiba “vender o seu peixe”, explicando qual o orçamento ideal para determinados objetivos, negociando os prazos e outras questões.

2. Seja organizado e tenha um bom planejamento

Uma característica essencial para quem deseja trabalhar na área de eventos é a organização. Afinal, inúmeras responsabilidades dependerão de você e caso se esqueça de alguma delas poderá colocar em risco a realização do evento em questão.

Por isso, você deve ser capaz de planejar todos os pontos importantes para a execução do evento, como datas, documentos, equipes, ações e decisões a serem tomadas, entre outros.

Uma dica prática é sempre produzir um cronograma bastante detalhado de tudo o que precisa ser feito antes, durante e após o evento e, claro, deixar o seu cliente sempre informado sobre seus passos.

Um profissional organizado quase nunca é pego de surpresa, já que ele é capaz de planejar seus passos futuros e sempre antecipar cenários.

3. Tenha boa capacidade para gerir equipes

Trabalhar com eventos é sinônimo de trabalhar com pessoas, por isso é essencial que você saiba gerir equipes, delegar funções e também acompanhar e cobrar por resultados.

O produtor de eventos, por exemplo, pode ser comparado a um líder de equipe dentro das empresas. É ele quem irá encontrar os melhores profissionais, delegar as funções e acompanhar os processos para que os prazos sejam cumpridos e que os serviços sejam realizados com excelência.

Uma comunicação clara e eficiente é a melhor forma de engajar e motivar suas equipes em prol de um objetivo comum e também de fazer com que todos entendam o que é esperado daquele evento.

Além disso, você deverá trabalhar com prazos e outras demandas, sempre acompanhando tudo o que está sendo feito, de modo a poder interferir caso algo saia diferente do planejado, evitando surpresas desagradáveis no dia do evento.

Durante a realização do evento também é preciso ficar de olho nas equipes, tentando antecipar-se a possíveis problemas e sabendo orientar as melhores formas de agir em cada uma das situações complicadas que possam acontecer.

4. Entenda a importância do networking

O networking é essencial em qualquer área de atuação, não é mesmo? E no mercado de eventos ele é ainda mais importante, afinal é a partir desses contatos que você encontrará os melhores fornecedores, atrações e até mesmo o público para os eventos que poderá gerir.

Por isso, é fundamental que você trabalhe as suas relações com pessoas do meio, como produtores de eventos, casas de show, fornecedores e outros capazes de lhe indicar novos clientes e até mesmo de serem contratados por você em ocasiões futuras.

É claro que, para isso, é muito importante que você cuide da sua imagem e faça parcerias inteligentes, com outros profissionais bem vistos no mercado e capazes de agregar benefícios (e não de criar problemas).

5. Saiba lidar com problemas e imprevistos

O setor de eventos possui uma característica própria que sempre deve ser considerada por quem deseja trabalhar nessa área: a imprevisibilidade. Saiba que por mais que você planeje, sempre poderá acontecer algo totalmente fora do programado.

Por isso, é essencial ter “jogo de cintura” e saber lidar com situações fora do previsto de forma correta e assertiva, sem perder a paciência ou tomar decisões que vão contra os objetivos do seu cliente, por exemplo.

Note, que até nesses casos ter um bom planejamento é essencial – afinal é através dele que você poderá pensar em um plano B para cada item que possa dar errado.

Pessoas muito rígidas e que não conseguem resolver situações sob pressão não costumam se dar muito bem na área de eventos, justamente porque nem sempre tudo acontece como o previsto.

6. Seja proativo

A proatividade nunca esteve tão em voga em inúmeros setores do mercado de trabalho. Mas, na área de eventos ela sempre foi uma recomendação básica.

Justamente pela característica imprevisível dos eventos que citamos acima é muito importante que você consiga antecipar problemas e cenários, propondo soluções assertivas caso esses problemas venham a ocorrer.

Além disso, é essencial que você seja uma pessoa capaz de “colocar a mão na massa” e se dedicar ao trabalho, pois a área de eventos demanda muito do profissional, que terá de atuar fora do horário comercial, estando sempre disposto para chamados durante a noite, nos finais de semana ou feriado, por exemplo.

7. Esteja sempre de olho no mercado

Por último, mas não menos importante: sempre acompanhe as novidades e tendências do mercado.

Saiba quais são as principais tecnologias e os usos das mesmas, quais as tendências que estão sendo lançadas aqui e em outros países e quais inovações podem ajudar você a entregar um resultado final capaz de surpreender tanto seus clientes, como as pessoas que participam dos eventos.

Como em todos os ramos, a área de eventos também possui alguns “modismos” que precisam estar presentes a fim de entregar uma ótima experiência para todos os envolvidos.

Além disso, existem muitas tecnologias que podem facilitar o trabalho de quem atua no setor, melhorando a comunicação com o público, diminuindo as filas ou até mesmo facilitando a organização e a produção de eventos.

Quanto mais informado você estiver do setor, mais fácil será pensar em formas criativas e eficientes de atuar.

Gostou de saber mais sobre como trabalhar em eventos de forma eficiente e assertiva? Se você ainda tem alguma dúvida, deixe um comentário pra gente!