Gestão de Eventos: por que fazer?

2 anos
Eyemobile
Por Eyemobile

Você já ouviu falar em gestão de eventos? Apesar de esse ser um termo comum no dia a dia de muitos produtores, nem todos sabem defini-lo e nem aplicá-lo corretamente.

Muito mais do que apenas um “nome bonito”, a gestão estratégica pode ser responsável por tornar seus eventos muito mais profissionais e você um produtor bem sucedido.

Se você não sabe exatamente o que é e nem porque deve apostar na gestão estratégica de eventos, continue a leitura desse texto e saiba tudo sobre esse assunto tão importante.

O que é a gestão estratégica de eventos?

O termo gestão estratégica surgiu na administração e com o tempo passou a ser implantado em diversos outros setores, como a comunicação, o marketing e a área de eventos.

Um planejamento estratégico é aquele que analisa a organização (ou o evento a ser produzido) sob diversos ângulos, de modo a direcionar seus rumos e monitorar as suas ações de forma concreta.

Ou seja, podemos dizer que uma gestão estratégica é aquela que possui o maior conhecimento possível sobre o futuro, norteando todas as decisões que envolvem riscos, buscando organizar de maneira sistêmica todas as ações necessárias para uma boa execução das decisões, além de realizar uma medição constante dos efeitos dessas decisões e tarefas.

De uma maneira resumida, podemos dizer que a gestão de eventos é a arte de aplicar de maneira eficiente os recursos disponíveis visando alcançar determinados objetivos previamente estabelecidos.

Para que ela funcione de maneira adequada, é necessário que exista uma dinâmica envolvendo planejamento, execução, monitoramento, avaliação e ajustes e reajustes.

Por que a gestão de eventos é importante?

Depois de toda essa explicação, você pode estar pensando: “mas, afinal, por que eu devo me atentar para a gestão estratégica e não continuar a produzindo meus eventos como sempre fiz?”.

Na verdade, é possível que muitos produtores já realizem uma gestão estratégica sem ter se atentado para esse termo. Mas, infelizmente, a grande maioria ainda não consegue ter um planejamento eficaz que lhe permita aproveitar ao máximo os recursos disponíveis para atingir determinado objetivo.

A gestão de eventos, quando bem aplicada, pode lhe trazer inúmeras vantagens, como:

  • Prever um possível futuro, evitando problemas e contratempos que podem colocar em risco a realização e a qualidade do seu evento;
  • Maximizar recursos, aproveitando ao máximo o orçamento e sabendo gerir financeiramente seu evento, aumentando o seu lucro;
  • Atingir o objetivo proposto para o evento;
  • Analisar constantemente o seu planejamento, realizando um pós-evento adequado e trabalhando para conseguir um resultado cada vez melhor;
  • Saber o que deve ser executado e de que maneira isso deve ser executado em todas as etapas que envolvem o planejamento do seu evento;
  • Satisfazer os objetivos do seu cliente e também do público-alvo do seu evento, compreendendo as suas necessidades e motivações.

Como fazer uma gestão de eventos?

Agora que você já compreendeu a importância de realizar a gestão estratégica de eventos, é hora de começar a colocar a “mão na massa”, não é mesmo? O primeiro passo para uma gestão eficiente é um bom planejamento.

É nele que você irá definir os pontos chave do seu evento, como objetivos do cliente, necessidades e motivações do público-alvo, orçamento disponível e outros detalhes essenciais.

Independente do tipo e do tamanho do seu evento, existem algumas dicas que você poderá aplicar em sua gestão de eventos para torná-la mais assertiva, como:

  1. Saiba quem é o seu cliente e quais são seus objetivos

O primeiro passo para um planejamento eficiente é compreender para quem você está trabalhando. O que o seu cliente espera com esse evento? Quais são os desejos dele? O que não pode faltar? Quais os alvos ele pretende atingir?

Quanto mais informações sobre o seu cliente você tiver, melhor será o seu entendimento sobre ele e maiores as chances de você conseguir planejar um evento que realmente seja eficaz e capaz de atingir os objetivos propostos.

Esse também é um bom momento para pensar em como fazer a distribuição do orçamento, definindo o que é essencial e o que pode ser cortado em caso de necessidade de economia.

  1. Saiba quem é o seu público-alvo

Claro que agradar o cliente é muito importante, mas a verdadeira chave para o sucesso de qualquer evento é sempre focar nas necessidades e desejos do público-alvo, afinal é ele quem realmente irá “dar vida” a sua produção.

Assim, vale a pena planejar bem essa parte, fazendo pesquisas e até mesmo estudando outros eventos que já foram realizados para esse tipo de público, compreendendo o que deu certo e o que não deu.

Busque compreender o que motiva as pessoas que você quer atingir a saírem das suas casas e irem até o seu evento. O que elas esperam com a sua organização? De que maneira você pode surpreendê-las e encantá-las?

  1. Defina o seu orçamento

Não existe gestão de eventos sem planejamento financeiro. Saiba de antemão qual é o recurso disponível e como deverá empregá-lo. Lembre-se que você já definiu com o cliente alguns pontos indispensáveis, e também compreendeu o seu público-alvo a fim de não fazer cortes em pontos cruciais da sua organização.

O seu planejamento financeiro deve ser algo constante em sua gestão estratégica, mas é importante conseguir ter uma visão geral de tudo o que está acontecendo.

Nesse ponto, vale a pena definir também como será a captação: vocês irão vender ingressos? Será necessário arrecadar patrocínio? Se sim, de quanto irá precisar? Quais os pontos mais importantes do seu evento – e mais caros? Existem formas de economizar de maneira inteligente e sem afetar a sua qualidade?

  1. Defina as formas de divulgação

Agora que você já tem o “esqueleto” do seu evento montado, é mais fácil pensar em maneiras eficientes de divulga-lo. Novamente, analise o seu público-alvo e defina quais são suas características mais marcantes, como essas pessoas consomem informação e quais são as ações de marketing e publicidade que podem ser mais certeiras.

Existem algumas medidas que você pode tomar para uma divulgação mais eficiente, como buscar despertar o senso de urgência nas pessoas (definindo valores diferenciados por lotes de venda), usando os meios digitais (como redes sociais e e-mail marketing, caso isso seja vantajoso para seu público-alvo) e realizando um serviço de branding para o seu evento (principalmente para aqueles que irão possuir mais de uma edição, buscando despertar sentimentos e criar a identidade do seu evento na memória dos participantes).

  1. Anteveja os problemas e crie soluções

Um dos pontos mais importantes que citamos na gestão estratégica é a capacidade de pensar além do hoje e planejar possíveis situações desfavoráveis. Assim, analise tudo o que pode dar errado durante o seu evento, como alterações climáticas, dificuldades com os fornecedores, possíveis problemas de segurança e todos os outros.

Liste todas essas questões e defina ações que irão evitá-las e que podem ser tomadas no dia caso seja necessária uma medida rápida e assertiva. É claro que contratempos sempre irão existir quando se trata de eventos, mas dessa forma será mais fácil de você evita-los e diminuí-los.

  1. Tenha uma equipe focada com o seu objetivo

Nada irá adiantar você fazer um ótimo planejamento e uma gestão eficiente se a sua equipe não estiver focada com os mesmos objetivos que os seus. Assim, contar com bons parceiros e fornecedores é essencial, além de repassar para as suas equipes todos os objetivos e metas com o evento, e também o que você espera de cada um deles. Quanto mais direto você for, maiores serão as chances de sucesso.

  1. Faça um pós-evento

Não pense que a gestão estratégica termina junto com o seu evento. Depois de finalizado, é preciso levantar todos os pontos positivos e negativos e analisar friamente esses dados, buscando maneiras de melhorá-los e de potencializar os resultados para os próximos eventos.

Você pode fazer isso por meio de pesquisa de opinião com os participantes (pode ser também online), reuniões com a sua equipe e até mesmo “sentindo o clima” durante o evento em si. Não se esqueça de sempre passar esse feedback as suas equipes, inclusive elogiando o que merece destaque.

Gostou de saber mais sobre gestão de eventos? Se você ficou com alguma dúvida sobre esse assunto, deixe-nos um comentário.