Gestão Financeira de eventos: como fazer?

2 anos
Eyemobile
Por Eyemobile

Quem trabalha organizando festas e outros tipos de cerimônias sabe que uma gestão financeira de eventos é um fator primordial para conseguir ter sucesso na área e também agradar aos clientes.

Apesar disso, nem sempre organizar todos os preços e demandas pode ser algo simples e alguns promotores de eventos podem ficar perdidos durante esse processo. Se você também sente dificuldade com a gestão financeira, veja as dicas importantes que trouxemos e que podem lhe ajudar a fazer economias sensatas e atingir o objetivo do seu cliente – satisfazendo os seus desejos e fidelizando-o.

O que considerar para uma boa gestão financeira de eventos?

Existem muitos itens que você pode considerar dependendo do seu evento, mas alguns são vistos como fundamentais e devem ser notados para todos os tipos e tamanhos de evento. São eles:

1. Finalidade do evento

Compreender exatamente o que o seu cliente deseja é muito importante para fazer uma boa gestão financeira. A partir dessas expectativas, você poderá definir as prioridades e começar a pensar em quanto e onde investir- e também quais itens podem ser cortados, em caso de necessidade.

Nesse momento, aproveite para definir o público-alvo e o número de convidados esperados– já que essas são informações essenciais para que você possa dar prosseguimento ao seu planejamento, definindo o local e as necessidades básicas do evento.

Ao conhecer os desejos do seu cliente e o tipo de público-alvo você poderá pensar em opções mais ou menos caras que estejam de acordo com esse perfil e que resultem em um evento de sucesso.

2. Data e local

Outros pontos que influenciam bastante nos gastos com um evento são a data e o local. Isso porque períodos mais movimentados e com muitos acontecimentos costumam ter uma concorrência alta para o aluguel de bons locais e contratação de boas equipes, o que faz com que os preços aumentem.

Se a data não puder ser negociada, pense no período. Eventos durante o dia podem ser mais econômicos, já que não demandam por custos extras com a iluminação, por exemplo.

3. A escolha dos fornecedores

Evite economias sem sentido, como optando por equipes desconhecidas no mercado – e que possuem um preço muito abaixo da média. Muitas vezes, a qualidade do serviço pode ser questionável, o que irá colocar o seu evento em risco.

Por isso, aproveite a internet e cheque a opinião de outros contratantes e a reputação dos profissionais em questão. Sempre que possível visite a empresa e observe as condições de trabalho, os materiais oferecidos e se eles possuem funcionários suficientes para entregar tudo dentro do seu prazo, por exemplo.

4.Imprevistos

Eventos e imprevistos são quase sinônimos, isso porque eles sempre acontecem. Justamente por isso, lembre-se de incluí-los no seu orçamento, adicionando sempre uma margem de erro que lhe permita realizar gastos adicionais sem colocar em risco o seu financeiro.

5. Tenha controle

Controle é a palavra de ordem em uma boa gestão financeira de eventos. Para lhe ajudar nesse momento, que tal contar com a tecnologia?

Além de planilhas específicas para a organização de eventos, hoje você encontra apps e programas de gestão que ajudam a controlar todos os seus gastos e também a manter contato com as equipes – gerenciando prazos e entregas e diminuindo os riscos de imprevistos.

Com essas informações, ficou mais fácil realizar a gestão financeira de eventos de maneira eficiente? Para lhe ajudar ainda mais conheça as nossas soluções exclusivas, que vão tornar o seu evento muito mais profissional e rentável.