Planejamento estratégico para eventos: por que fazer?

3 anos
Eyemobile
Por Eyemobile

Não importa o tipo ou o tamanho do seu evento, para que ele seja considerado um sucesso é muito importante que você faça um bom planejamento estratégico para eventos.

Mas, apesar disso ser um consenso no meio, nem todos os produtores se atentam para a importância dessa ferramenta e acabam deixando-a em segundo plano.

O resultado? Problemas de logística, atrasos, dificuldades com as atrações e muitas reclamações do público. Se você não deseja que essa seja a realidade do seu evento, então continue a leitura desse texto e veja as dicas importantes que separamos.

O que é e qual a importância do planejamento estratégico para eventos?

O planejamento estratégico é um documento, em geral uma planilha, no qual você irá delinear todas as ações que envolvem o seu evento, desde a parte conceitual (como nome e objetivos), até a parte prática (envolvendo custos, aluguéis, datas e outros).

É através dele que você irá garantir que tudo será organizado de forma eficiente, que nenhum ponto importante será deixado de lado e que você não será pego “de surpresa” com imprevistos que poderiam ser evitados.

Sem um bom planejamento estratégico você corre o risco de organizar um evento que não traga retorno financeiro, não atinja os objetivos do seu cliente ou ainda que não vá ao encontro das necessidades do seu público-alvo.

Como ninguém quer organizar um evento que acabe fracassando, o melhor é se prevenir e começar antecipadamente a se planejar. Para se certificar de que seu planejamento é eficiente, você deverá conseguir responder a algumas questões importantes, como:

  • Qual o objetivo com esse evento?
  • Qual é o nicho de atuação?
  • Quanto será o seu orçamento?
  • O que o cliente pretende atingir no pós-evento?
  • Quais as características fundamentais do seu público-alvo?
  • Quais os principais diferenciais do seu evento?

Como fazer meu planejamento estratégico para eventos?

Agora que você já compreendeu a importância de se delinear todos os passos e ações a serem tomadas, é hora de “arregaçar as mangas” e começar a trabalhar.

Veja alguns pontos essenciais que o seu planejamento estratégico precisa conter:

  1. Qual o nome do evento?

Pode parecer algo simples, mas o nome é a principal identidade do seu evento – e se refere a como o seu público-alvo irá percebê-lo. Por isso, tente encontrar um nome que passe os seus objetivos e suas características, além de ser:

  • Único e que seja capaz de dar reconhecimento a sua produção;
  • Fácil de pronunciar, de entender e de se fixar na mente das pessoas;
  • Claro e descritivo, passando a ideia e os diferenciais do seu evento.
  • Inconfundível, afinal nada pior do que parecer que seu evento está “copiando” outro, não é mesmo?
  • Tenha relação e identidade com o seu cliente e também com o seu público-alvo.
  1. Qual a data?

Outro item que, a primeira vista, pode enganar parecendo ser simples de definir. O sucesso de um evento depende muito de quando ele será realizado, afinal se tiver de competir com muitas outras atrações e possibilidades será que seu público-alvo irá escolhê-lo?

Para definir uma boa data, considere:

  • Outros grandes eventos irão acontecer no mesmo dia ou em dias e semanas próximas?
  • Existem feriados nesta data ou em data próximas?
  • O local que você está pensando em locar estará disponível nesse período?
  • A estrutura do seu evento será grande suficiente para você ter de locar o espaço por dias adicionais antes e depois dessa data?
  1. Onde será o evento?

Outro ponto importante para um evento de sucesso é definir a localização onde o evento irá acontecer, buscando um que seja de fácil acesso, que comporte toda a estrutura que você está planejando e, claro, que esteja de acordo com o evento que está planejando.

Se a sua ideia é montar um evento focado em tecnologia e para um público jovem, será que um local antigo e distante dos grandes centros é uma boa ideia?

Tudo isso precisa ser considerado para que as pessoas tenham interesse pelo que você está organizando. Por isso, pense em um local que:

  • Esteja próximo da localização geográfica do participante;
  • Possua linhas de transporte e seja de fácil acesso (com placas informativas);
  • Tenha estacionamento amplo e que comporte os seus convidados;
  • Esteja dentro do seu orçamento.
  1. Quais são as motivações dos seus participantes e o que o seu evento oferece?

Compreender o seu público-alvo é fundamental para que o seu evento supra as suas necessidades e consiga surpreender positivamente os seus convidados – fazendo com que eles queiram retornar para as próximas edições ou para os outros eventos que você organizar.

Por isso, tente compreender o que faz com que as pessoas procurem pelo seu evento, o que desejam encontrar nele. Se você está organizando um evento acadêmico, por exemplo, seus participantes devem ter interesse em aprender mais sobre determinado tema.

Já se você está organizando uma balada, pense em quais características do público que pretende atrair como: faixa etária, poder aquisitivo, preferências musicais, tipos de baladas que costumam frequentar e os desejos que levam essas pessoas a esses locais.

Assim, você poderá planejar modos de surpreendê-los e fidelizá-los, transformando o seu evento em sucesso.

Sobre o seu público-alvo, pense:

  • Qual a faixa etária?
  • Quais as motivações para o evento que você está organizando?
  • Quais itens são importantes em um evento como esse?
  • Quais os principais problemas que afugentam seu público-alvo?

A partir desses pontos, pense nos diferenciais que você pode agregar ao seu evento e que farão as pessoas irem até ele. Use esses diferenciais também na sua proposta de captação, caso vá buscar patrocínio.

Lembre-se de incluir itens que criem surpresa e que encantem seus clientes. Atente-se às novas tecnologias disponíveis que melhoram a experiência dos participantes, como o sistema cashless (capaz de diminuir as filas de espera), a venda de ingressos online e os aplicativos próprios para eventos.

  1. Quais são os custos envolvidos?

Saiba de antemão qual é o seu orçamento para o evento e planeje detalhadamente quanto poderá gastar com cada um dos itens.

Na hora de organizar a sua planilha, coloque todos os custos bem a vista, assim você não corre o risco de perder alguma informação importante. Também destaque os custos que são mais importantes e aqueles em que você pode economizar, caso o orçamento fique apertado em algum momento.

  1. Como vai ser a divulgação?

De nada adianta organizar um evento maravilhoso, se ninguém ficar sabendo, não é mesmo? O sucesso de público depende das maneiras como você irá divulgar.

O mais indicado é usar de 3 a 5 canais no máximo e que estejam em sintonia com o público que você deseja atrair (e também que tenham relação com o tipo de evento que está organizando).

Embora os meios tradicionais ainda sejam muito úteis, tente pensar em opções mais econômicas e também eficientes, como os meios digitais e também em espaços específicos, como busdoor, faculdades e outros.

  1. Faça um pós-evento

Nós sempre falamos aqui da importância do pós-evento. Compilando informações sobre renda convertida, feedback dos participantes e do cliente e objetivos alcançados, fica mais fácil compreender o que deu certo e o que ainda precisa ser melhorado para as próximas edições.

Com essas dicas, ficou mais fácil pensar e organizar o planejamento estratégico para eventos? Conheça a Eyemobile e descubra como podemos ajudá-lo a transformar o seu evento em um acontecimento único!