7 principais erros cometidos por organizadores de eventos

4 anos
Eyemobile
Por Eyemobile

Na hora de transformar uma ideia em um evento de sucesso é preciso ter atenção a inúmeros detalhes e procedimentos. Mas, nem sempre os organizadores de eventos se preocupam com todos os quesitos fundamentais e acabam colocando em risco a sua produção, transformando a festa dos sonhos em um verdadeiro pesadelo.

Se você quer melhorar o seu serviço e se destacar no mercado, então é preciso ficar atento e evitar cometer erros que podem colocar em risco a sua reputação.

Foi pensando em lhe ajudar que montamos essa lista com os principais erros cometidos por organizadores de eventos. Por isso, fique atento e comece a evitar essas situações que podem comprometer o seu nome.

1- Não compreender o cliente e nem os objetivos do evento

Antes de começar a planejar qualquer item do evento é extremamente importante que você compreenda exatamente quem é o seu cliente e o que ele espera com aquela produção.

Se você está montando um evento corporativo, delimite as principais metas do seu cliente (como lançar um novo produto, conseguir atrair mais parceiros ou divulgar melhor a marca). Para cada um desses objetivos, a sua produção deverá ser diferenciada.

Caso você não entenda muito bem quem é o seu cliente e o que ele espera do seu trabalho, as chances de produzir um evento que não seja relevante são altas, o que pode fazer com que seu cliente fique insatisfeito e o seu nome seja manchado no mercado.

Para evitar esse erro, organizadores de eventos se reúnem várias vezes com o seu cliente e buscam extrair o máximo de informações possíveis. Não se esqueça de analisar eventos anteriores já realizados e também de buscar referências.

2- Não planejar de maneira estratégica

Todo mundo sabe que não existe evento sem planejamento, mas será que você faz um planejamento de forma estratégica e profissional? Pense em todas as partes que compõem o seu evento, desde antes da sua realização, até durante e depois.

Deixe as informações importantes sempre à vista e nunca se esqueça de tomar as decisões fundamentais com tempo suficiente. Esquecer-se de pontos essenciais ou deixar para tomar decisões de última hora são erros que costumam comprometer toda a qualidade de um evento e colocam em risco, por exemplo, a contratação de boas equipes ou até mesmo a escolha do melhor local ou da data mais indicada.

Outro problema comum e que indica falta de planejamento é não estimar quanto de público seu evento irá receber. Essa é uma informação essencial para a organização de inúmeros itens, mas às vezes a demanda estimada é feita de maneira superficial. Evite esse problema buscando por confirmação antecipada (nos eventos menores) ou acompanhando as vendas de perto.

E, claro, na hora de planejar e de tomar as decisões relacionadas ao evento nunca se esqueça de considerar os objetivos do seu cliente e as características do público que deseja atrair.

3- Escolha errada de data e local

Definir a data e o local do evento é de extrema importância para o sucesso de qualquer produção. Mas, nem sempre os produtores de eventos consideram os objetivos do cliente e nem as características do público que desejam atrair.

Além de escolher um local que consiga comportar confortavelmente todas as pessoas, você ainda precisa considerar outros pontos como: facilidade de acesso, presença de estacionamento, ponto da cidade onde se situa, segurança e outros.

Em relação à data não se esqueça de conferir se existem eventos concorrentes em períodos próximos (lembre-se de pesquisar por grandes eventos que costumam atrair um público semelhante ao seu) e também feriados ou datas comemorativas.

Esses itens são fundamentais para garantir que as pessoas não terão de escolher entre o seu evento e outra festa ou viagem, por exemplo, fazendo com que você tenha um público abaixo do esperado.

Além disso, ainda é preciso que a data e o local estejam em sintonia com o perfil do público. Se você está organizando uma balada para um público jovem (mas que já trabalha) será que fazê-la em uma sexta-feira é mais vantajoso do que em um sábado? E será que o local escolhido é muito distante de onde se situa o seu público? O acesso é facilitado com muitas placas de sinalização e uma boa via, ou é complicado de chegar e longe de onde seu público está?

Todas essas questões precisam ser consideradas e são essenciais para que seu evento tenha sucesso.

4- Divulgação falha

Como as pessoas vão ficar sabendo do seu evento? Se você usa os mesmos meios de divulgação independente do perfil do seu cliente ou do seu público, as chances de você fracassar aumentam.

Faça uma pesquisa antecipadamente e busque os canais que mais tenham relevância para o seu público, estipule um tempo útil para que a divulgação seja eficiente e não se esqueça de sempre checar o material de informação.

Divulgar sites e panfletos sem informações ou com informações erradas pode comprometer de forma considerável o seu evento.

5- Se desesperar com imprevistos

Não existe evento sem imprevistos. Por mais que os organizadores de eventos planejem, sempre haverá algo que irá fugir do nosso controle. Mas, nesses momentos é preciso ser profissional.

Às vezes, a atitude que você toma diante do imprevisto faz com que os participantes sequer percebam o problema, ou ainda o vejam como um organizador de qualidade.

Uma dica que ajuda muito a não se desesperar é sempre traçar um plano B baseado em tudo o que pode dar errado no seu evento. Isso ajuda muito na hora de tomar decisões mais acertadas e eficientes.

6- Não se atualizar

Você faz seus eventos da mesma forma que os realizava há cinco anos? É bem provável que você esteja desatualizado e as chances do seu público perceber isso são enormes.

As formas como as pessoas se comunicam e interagem tem mudado radicalmente e é preciso estar atento às novas tecnologias, de modo a criar uma experiência única e positiva para quem participa do seu evento.

Desde a venda de ingressos online, até os sistemas cashless ─ todos eles são essenciais para que você consiga se organizar melhor e ainda produzir um evento que ficará gravado positivamente na memória dos participantes e também do seu cliente.

7- Falta de networking

O mercado de eventos ainda é muito ligado à imagem do produtor. Se você é um dos organizadores de eventos conhecidos e com uma boa reputação, as chances de os seus eventos serem mais procurados, aumentam.

Mas, lembre-se que uma carreira de sucesso não acontece da noite para o dia. Por isso, não perca as oportunidades de mostrar o seu trabalho e de conhecer pessoas que podem lhe ajudar, como montando equipes diferenciadas e que realmente proporcionem aos seus eventos uma qualidade muito superior.

E você, tem cometido alguns desses erros que a maioria dos organizadores de eventos fazem? Gostou desse conteúdo? Então compartilhe-o em suas redes sociais!