Como elaborar um plano de mídia para eventos?

4 anos
Eyemobile
Por Eyemobile

Uma conferência, uma balada ou um super festival de música. Sabe o que todos têm em comum? A necessidade de um patrocínio para que a ideia saia do papel e seja de fato lucrativa. Mas, como conseguir captar essas empresas é uma das dúvidas de muitos organizadores e a resposta é: com um ótimo plano de mídia para eventos.

Se você não sabe como fazer um, não tem ideia por onde começar ou quer captar mais patrocinadores, continue a leitura desse texto e veja dicas de experts que trouxemos para elaborar um plano de mídia eficiente e matador para o seu evento.

Delimite o objetivo do seu evento e quem é o seu público-alvo

Antes de elaborar um plano de mídia para eventos ou pensar em buscar patrocínio, você precisa compreender melhor o seu evento. Para isso, é fundamental que você saiba quais são seus objetivos com o evento que está organizando e quem é, exatamente, o seu público-alvo.

Busque detalhar alguns pontos importantes como faixa etária, sexo, poder aquisitivo, formas como costumam receber informações e outros detalhes que lhe ajudem a compreender melhor quem você pretende atingir com o evento que está organizando.

A partir desses dados será mais fácil pensar em todos os outros pontos do seu plano de mídia – e também em empresas que tenham relação com as pessoas que você deseja atingir e com o estilo de vida das mesmas. Por exemplo, se você está organizando um evento esportivo, é muito mais interessante buscar por empresas como academias, lojas de suplementos, nutricionistas e outros envolvidos com o setor.

Já se você está planejando uma balada para jovens ligados em tecnologia, buscar patrocínio com empresas que foquem nesse público aumenta a sua chance de conseguir levantar verba, como startups, empresas de games e de inovações tecnológicas.

Defina todos os seus possíveis patrocinadores

De posse de todas as informações importantes sobre o seu evento e o seu público-alvo, monte uma lista com os possíveis patrocinadores. Não busque apenas “atirar para todos os lados”, pois isso irá diminuir as suas chances de captação.

Além de empresas que tenham afinidade com o seu evento e que trabalhem com o mesmo público-alvo, pense naquelas que possuem uma boa imagem e que tenham valores semelhantes com os do seu evento.

Se você está planejando uma festa inédita e muito diferente do que já é realizado, busque por marcas que sejam reconhecidas por suas inovações e por valores que remetam a criatividade e ao pioneirismo, por exemplo.

Ao ter afinidades semelhantes, será mais fácil dessas empresas enxergarem vantagens comerciais em patrocinar o seu evento – e ambos sairão lucrando com essa parceria.

Aprenda a vender o seu evento

Um bom plano de mídia para eventos é aquele que consegue vender o produto. Para isso, você precisa saber encantar a empresa e também mostrar que, ao patrocinar a sua ideia, a marca em questão terá benefícios reais, como:

  • Maior alcance de público;
  • Associação com valores únicos;
  • Possibilidade de proporcionar uma experiência única e diferenciada para seus possíveis clientes;
  • Diferenciação no mercado.

Pense em quais são os diferenciais do evento que está planejando e como ele pode, realmente, trazer benefícios aos seus patrocinadores. Lembre-se que, se uma empresa séria não enxergar vantagens em se aliar a você, essa parceria não irá acontecer.

Foque também em mostrar como planeja encantar o público do seu evento e de quais formas você irá alcançar os seus objetivos. Novamente retornando ao nosso exemplo de uma balada inovadora, explique ao seu possível patrocinador de que forma você realmente fará diferente dos eventos que já acontecem no setor, como:

  • Line-up único;
  • Tecnologia de ponta;
  • Atrações diferenciadas;
  • Uso de tecnologias que promovam maior interação.

Saber se vender e passar uma informação clara, objetiva e verdadeira são itens essenciais em qualquer plano de mídia.

Mostre o seu valor como produtor cultural

Além de falar sobre o seu evento, traga também a sua experiência como produtor cultural para o seu plano de mídia. Para que alguém lhe patrocine é preciso que ele lhe veja como um profissional sério, com experiência e respeito no setor.

Assim, informe os eventos que você já organizou, as metas que alcançou e fale sobre o quanto eles foram positivos para os patrocinadores que acreditaram na sua ideia. Alguns itens que podem estar presente são:

  • Quantos novos clientes as empresas prospectaram;
  • Como a imagem da empresa patrocinadora se modificou após a realização do evento;
  • Quais as vantagens que as empresas patrocinadoras sentiram após o evento;
  • E outras informações que você julgar importante.

Explicite a forma de divulgação e como irá promover seus patrocinadores

Um dos pontos chave de qualquer plano de mídia para eventos é apontar as formas como irá conseguir captar o público para o seu evento – e também de que forma os patrocinadores serão divulgados.

Por isso, novamente, considere as informações cruciais sobre o seu público-alvo e pense nos meios que são mais usados por essas pessoas. Embora os meios tradicionais, como a TV, os jornais e o rádio sejam altos difusores de informação, dependendo do meio em que você está inserido pode ser mais vantajoso optar por outras formas de divulgação, como parcerias com blogueiros, mídias sociais, e-mail marketing ou vídeos virais.

Deixe claro que os seus patrocinadores terão evidência na divulgação e serão mostrados como apoiadores daquele evento.

Dê ênfase às atrações do seu evento – e porque elas são um diferencial

Na hora de apresentar o seu plano de mídia é importante mostrar organização. Além de um cronograma com todas as datas de cada uma das etapas, mostre também quem ou quais são as principais atrações do seu evento, e porque você as escolheu.

Se está planejando uma conferência, fale sobre a credibilidade dos palestrantes, de como eles são pessoas de renome do setor e sobre o quanto conseguem atrair o público.

Lembre-se sempre de fazer uma relação entre as atrações e os benefícios de imagem ao se associar com a marca patrocinadora.

Estude bem a relação entre a empresa e as suas atrações. Afinal, já imaginou apresentar uma proposta de patrocínio para uma empresa que vive em “pé de guerra” com uma das suas atrações?

Faça um pós-evento

Não adianta apenas conseguir captar um patrocinador. Se você deseja que ele se mantenha interessado nos seus próximos eventos, faça um relatório com todas as metas alcançadas, os lucros e os valores intangíveis trazidos com o seu evento.

Ao ter esses dados em mãos, muitos empresários conseguem analisar melhor o seu investimento e sentem-se motivados a continuarem patrocinando seus próximos eventos.

Gostou dessas dicas? Agora está mais fácil elaborar um bom plano de mídia para eventos? Se você ainda tem alguma dúvida, deixe-nos um comentário.