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Transformar uma ideia em um evento de sucesso exige muito planejamento e dedicação. Além disso, é fundamental estar atento aos principais erros ao produzir eventos que precisam ser evitados, pois podem comprometer não apenas o sucesso do seu evento, como também a sua própria reputação como produtor.
Lembre-se que um evento ruim e com vários erros de execução pode significar um verdadeiro problema na sua carreira, além de comprometer todos os outros envolvidos como os fornecedores e também o seu cliente final.
Já que ninguém quer passar por situações como essa, o melhor é ficar atento aos erros mais comuns ao produzir eventos e saber como evitá-los!
Nós já falamos aqui várias vezes sobre a importância do planejamento para os produtores de eventos de todas as áreas. E isso não é por acaso, afinal é durante o planejamento que você irá definir pontos fundamentais que vão (ou não) fazer com que seu evento seja um sucesso de público e de crítica.
Algumas das faltas mais graves estão relacionadas a:
Para evitar todas essas questões é essencial que você tenha todo o “esqueleto” do seu evento no papel. Isso significa que todas as ações devem estar descritas, junto dos cronogramas e do orçamento para cada tarefa.
Na hora de definir onde o seu evento irá acontecer, existem muitos pontos que você precisa considerar, como:
Muitas vezes, produtores inexperientes podem querer economizar locando um espaço que não está de acordo com a expectativa de público, o que irá tornar o evento desagradável para os participantes, além de aumentar as chances de problemas como: filas, tumultos e falta de estacionamento.
Novamente um problema de falta de planejamento financeiro. Se você economizar nos serviços básicos, as chances de acabar contratando fornecedores e equipes que lhe trarão problemas são maiores.
Lembre-se que não basta atrair o público para o seu evento, é preciso encantá-lo e fidelizá-lo. Assim, antes de contratar as equipes busque pelas referências, peça feedback para os últimos contratantes e converse com a empresa.
Para todos os serviços, sempre faça um contrato de prestação de serviço, incluindo os direitos e deveres de cada uma das partes, assim você terá um resguardo legal caso algo não seja cumprido.
Apesar de todo o planejamento, eventos podem contar com muitas variantes e imprevistos. Para que pequenas situações não se tornem grandes dores de cabeça é essencial sempre ter alguns “truques na manga”.
Se o seu evento vai ser ao ar livre, que tal contar com uma tenda ou um local de fácil acesso caso chova no dia? Se a sua principal atração lhe der o cano, que tal contar com uma lista de contatos que possam lhe “socorrer” neste momento?
Sempre liste tudo o que poderia dar de errado e pense em soluções simples que podem ser tomadas no dia e que não irão colocar em risco o seu evento.
Apesar de todo mundo saber da importância vital de uma boa divulgação para o sucesso dos eventos, muitos produtores acreditam que para isso basta programar alguns posts nas mídias sociais.
É inegável que o meio digital é uma plataforma importante na divulgação, mas ainda assim é preciso ir além: contatar os meios tradicionais que tenham relação com o seu evento, enviar releases, distribuir panfletos em locais estratégicos e usar o seu networking.
Lembre-se que a maior parte do planejamento do seu evento depende da quantidade de pessoas que ele irá receber, por isso ficar atento a quantidade que está sendo vendida de ingressos é fundamental.
Hoje em dia, isso é bem mais fácil com a venda online, podendo ter acesso aos dados atualizados quase que automaticamente. Mas, mesmo para quem faz venda física, é essencial saber o quanto está sendo vendido para estimar de forma correta os serviços como alimentos e bebidas e também segurança e atendimento médico.
Além do seu cliente, você precisa considerar as características das pessoas que deseja atingir. Por isso, antes de começar a produzir eventos, faça pesquisas sobre essas pessoas, entendendo suas características, desejos e motivações.
Dessa forma, as chances de você produzir um evento que realmente seja transformador para elas aumentam.
Gostou de saber sobre os principais erros ao produzir eventos? Será que você anda cometendo algum deles? Deixe-nos um comentário!