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18 / maio / 2022 • Por: Michelle Oliveira

Fluxo de caixa: o que é e como aplicar no pequeno negócio?

Todo administrador sabe o quanto a gestão financeira é importante. Apesar disso, nem todo mundo coloca essa dica em prática, por exemplo, usando o fluxo de caixa.

De acordo com um levantamento do Facebook, em 2021, quase 24% das PMEs brasileiras fecharam as portas. 

Outra pesquisa, feita pelo SEBRAE, mostrou que os MEIs têm uma taxa de mortalidade maior em até cinco anos quando comparado a outros tipos de negócios.

São vários os pontos que levam a essa situação. Mas o principal motivo apontado pelas pesquisas é a falta de controle financeiro

Para evitar essa situação, o fluxo de caixa é um aliado importante.

Ele é o responsável por registrar as entradas e saídas de uma empresa. Embora seja uma ferramenta simples, é capaz de trazer inúmeros benefícios aos pequenos negócios.

Quer entender melhor? Veja as dicas que a Eyemobile separou!

O que é fluxo de caixa?

O fluxo de caixa é uma ferramenta usada para controlar as entradas e saídas de dinheiro (físico ou não) do caixa da sua empresa.

O objetivo é apurar o saldo disponível no momento e oferecer informações para o gestor projetar o futuro. 

Assim, você garante que haverá capital de giro para custear a operação da sua empresa e para os investimentos.

Para que o fluxo de caixa funcione, contudo, é primordial ter um registro detalhado de tudo o que entra e sai de dinheiro, cartão de crédito, débito, PIX etc.

Quais as funções do fluxo de caixa?

Um fluxo de caixa se divide, basicamente, em: recebimentos, pagamentos e previstos.

Os recebimentos são tudo o que entra de dinheiro, principalmente com a venda de mercadorias ou serviços.

Os pagamentos são tudo o que sai de dinheiro, como as contas que sua empresa paga. Por exemplo: água, luz, fornecedores, funcionários, internet etc.

Já os previstos são os recebimentos e pagamentos previstos para o futuro

Por exemplo, se você faz uma venda no cartão de crédito parcelada. Esse dinheiro não pode ser incluído nos recebimentos. 

Porque, de fato, ele não entrou no seu caixa. A solução é lançar nos previstos, incluindo a data de recebimento.

Assim, você consegue ter uma ideia de quanto entrará de dinheiro em determinado período. O mesmo vale para as despesas que sua empresa têm parceladas. 

É preciso ter ideia de quanto de dinheiro você deverá ter em caixa para saldar essas dívidas.

Quais os benefícios de um sistema de fluxo de caixa?

O fluxo de caixa pode ser feito de várias formas. Desde o tradicional “caderninho”, passando pelas planilhas no Excel até um sistema automatizado.

A tecnologia é uma grande aliada, principalmente do pequeno empresário. 

Com um sistema de fluxo de caixa, você tem mais certeza das entradas e saídas. Basicamente, o lançamento é feito automaticamente após cada venda ou pagamento de conta. Dessa forma, você não esquece de lançar a informação.

Além disso, um sistema como esse possui outras vantagens. Como:

  • mais praticidade, pois a ferramenta fará o lançamento automático das entradas e saídas;
  • maior confiança nos dados, sem riscos de esquecimentos ou de lançamento de dados incorretos;
  • mais previsibilidade, já que você poderá entender como são as entradas e saídas atuais da sua empresa e prever as que ainda estão por vir, ajudando a organizar a vida financeira do negócio;
  • mais agilidade, sem ter que alimentar manualmente o seu fluxo de caixa;
  • melhora na gestão, principalmente devido ao alto grau de confiança dos seus dados;
  • possibilidade de controlar o seu fluxo de caixa à distância, por exemplo, acessando esses dados via smartphone ou tablet.

Por que usar o fluxo de caixa em pequenas empresas?

Como vimos na introdução, as pequenas e micro empresas são as que mais sofrem com a falta de gestão financeira. E isso pode levá-las à falência. 

Não ter ideia de quanto entra e nem de quanto sai do seu caixa, pode comprometer suas decisões.

Vamos supor que você não tenha controle das suas finanças e faça muitas vendas parceladas neste mês. 

Para aumentar as vendas, você fez uma promoção para que a primeira parcela seja paga apenas em 2 meses. E o total do valor será pago apenas em 10 meses.

Mas você se esqueceu que, no próximo mês, é fim de ano e terá de pagar o 13º dos funcionários e as férias de alguns deles. 

Você realizou vendas suficientes para isso. Porém não tem esse dinheiro em caixa ainda, porque as vendas foram parceladas.

O resultado pode ser desastroso. 

Já que você não terá como arcar com suas despesas e terá que partir para outras soluções, como um empréstimo a juros altos.

Essa situação poderia ser facilmente resolvida com o fluxo de caixa. Se a ferramenta fosse usada no nosso exemplo, na hora de negociar a venda, o gestor poderia analisar suas despesas projetadas. 

E, com isso, entender que precisaria desse dinheiro em caixa já no próximo mês. A solução seria vender com uma entrada + parcelas, programando para receber esse dinheiro de acordo com as suas despesas.

Quer um exemplo? Veja abaixo como a cafeteria Uma Origem faz uso desse tipo de sistema:

Em quais tipos de empresas o fluxo funciona?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que pode (e deve) ser usada por todas as empresas. Desde os grandes até os micro negócios. Em todos os setores e segmentos.

Isso porque ela é a base da sua gestão financeira. Você usará o fluxo de caixa para todas as tomadas de decisão. Por exemplo:

  • para entender em quais períodos você vende mais ou menos;
  • entender quanto precisa vender apenas para cobrir suas despesas operacionais;
  • prever quanto dinheiro em caixa irá precisar nos próximos meses, semanas ou dias;
  • saber o quanto poderá investir no crescimento do seu negócio.

Todas essas são decisões importantes que devem ser tomadas por empresas de todos os tamanhos, portes e segmentos. 

Nas pequenas e micro empresas, em que o gestor acumula funções, ele se torna um grande aliado.

Um sistema de fluxo de caixa, nessa realidade, pode transformar o seu negócio. Afinal, você não precisará acumular tantas funções. 

E poderá ter a certeza de que todas as informações financeiras estão sendo lançadas de forma correta.

5 dicas para um fluxo de caixa eficiente

Já está convencido de que o fluxo de caixa é um aliado do seu negócio? Então veja as dicas que separamos para tornar essa ferramenta ainda mais eficiente.

1) Organize todas as informações

Se você nunca fez um fluxo de caixa, saiba que é preciso organizar suas informações. Como são muitos os dados, a dica é categorizá-los.

Com o controle, você terá uma visão mais realista do seu negócio. Assim, separe categorias como: recebimentos, contas a pagar, salários, fornecedores, comissões, empréstimos e tudo o que for movimentado.

Um bom sistema de gestão pode lhe ajudar nesse ponto. A tecnologia permite que, ao lançar um valor, ele seja automaticamente categorizado. O que traz muito mais facilidade no seu dia a dia.

2) Atualize os dados

Não adianta apenas lançar os dados no fluxo de caixa quando você se lembrar. O ideal é que a atualização seja diária. A não ser que seu sistema de vendas seja muito diferente da maioria.

Se você criar o hábito de atualizar e acompanhar seu fluxo de caixa todos os dias, terá um controle mais realista e preciso do seu negócio. Dessa forma, nenhuma variação irá passar despercebida e nenhum dado importante corre o risco de ser esquecido.

3) Tenha um bom planejamento financeiro

Acompanhar o fluxo de caixa é importante. Mas só ele não fará milagre. É importante que você use os dados do fluxo para fazer projeções para a sua empresa.

Entenda qual a média de vendas por mês e também de despesas. E projete o quanto precisará vender, em média, por mês, para pagar suas despesas operacionais.

A partir disso, veja quais meses sofrem mais com sazonalidade e quais podem ser melhorados. Pense em ações promocionais e outras capazes de aumentar suas vendas. E também ações que ajudem a reduzir suas despesas, sem comprometer a qualidade do seu atendimento ou dos serviços prestados.

4) Seja realista

Ao fazer o seu planejamento, a dica de ouro é ser realista. O excesso de otimismo com as suas contas pode fazer você criar cenários perigosos.

Sempre estime os resultados futuros com o pé no chão. Pois, se você lucrar mais que o esperado, terá dinheiro sobrando para investir. 

Já se você prever lucros acima da média e isso não acontecer, ficará sem dinheiro no caixa para pagar suas contas.

A recomendação é criar previsões para vários cenários. Ou seja, tanto para aqueles com vendas acima da média, como para períodos de crise. Dessa forma, você consegue se preparar para enfrentar o que vier.

5) Escolha um bom sistema

A tecnologia, como vimos, é uma aliada do pequeno gestor. Ela ajuda a automatizar o lançamento no fluxo de caixa. 

Isso faz com que você tenha mais confiança nos seus dados. E possa estimar suas projeções com base na realidade.

Por isso, escolha um sistema de fluxo de caixa que seja confiável. Mas, também, que seja simples de operar. E, principalmente, que se adeque a sua realidade. 

Confira como o sistema funciona, veja as funcionalidades que ele oferece e se é indicado para pequenas empresas no seu setor.

Uma boa ideia é investir em um PDV digital. Esse é um sistema de frente de caixa, que registra suas vendas e lança automaticamente as entradas. Com ele, fica mais fácil controlar seu estoque, os meios de pagamentos e automatizar o fluxo de caixa.

Conclusão

Neste conteúdo, você aprendeu que o fluxo de caixa é a ferramenta que controla as entradas e saídas. Ele ajuda a entender o seu presente, para que você tenha dados suficientes para projetar o seu futuro.

Assim, você consegue saber o quanto tem em caixa para pagar suas despesas. E também prever diferentes cenários, além de planejar o recebimento das vendas a prazo.

Quando o fluxo de caixa é usado de maneira correta, ele se torna um grande aliado do pequeno gestor!

Assim você terá um controle melhor da saúde financeira da sua empresa. E poderá começar a tomar decisões mais acertadas, sem ficar no vermelho.

Agora você já sabe tudo sobre fluxo de caixa, né? Quer saber como isso se aplica ao seu negócio?

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