Sistema KDS: mais produtividade e economia para seu negócio

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Já foi-se o tempo em que o sistema de pedidos dentro de um estabelecimento alimentício girava em torno das comandas de papel. A tecnologia veio para revolucionar toda a operação de empresas desse ramo, com soluções inovadoras como o sistema KDS.

Entre as grandes vantagens de investir em tecnologia está o ganho de produtividade tanto no salão de mesas como na cozinha. Além, é claro, de oferecer uma experiência de consumo mais positiva para os clientes (que recebem seus pedidos mais rapidamente e com menos chances de erros).

Não sabe como funciona um sistema KDS e nem como ele pode ajudar seu negócio? Siga a leitura!

O que é um sistema KDS?

KDS é a sigla para Kitchen Display System, ou seja, é um sistema automatizado de monitoramento de pedidos e entregas da cozinha, substituindo as impressoras e comandas físicas.

Usando uma tecnologia de PDV digital embarcada em um dispositivo móvel como a POS Digital, um tablet ou smartphone, o garçom registra o pedido dos clientes e o lança no sistema. Automaticamente, esse pedido é repassado à cozinha, que poderá visualizá-lo em telas e displays instalados em pontos estratégicos do espaço, como nas estações de trabalho do chef, dos cozinheiros e dos auxiliares, por exemplo.

O sistema pode ser integrado a outras tecnologias já usadas no seu estabelecimento, como um sistema de frente de caixa, plataformas de delivery e totem de autoatendimento. Assim, o cliente poderá fazer sozinho o seu pedido, que é automaticamente enviado até a cozinha.

O sistema KDS pode ser usado em praticamente todos os estabelecimentos comerciais no ramo alimentício, como bares, restaurantes, botecos, lanchonetes, pizzarias, entre outros, tanto para quem trabalha com atendimento em mesas, como para os que funcionam apenas via delivery ou take away.

Quais são as possibilidades de atuação do garçom com a solução de KDS digital?

O garçom pode atuar de várias maneiras dentro de um estabelecimento alimentício. Com a evolução do uso da tecnologia, os processos e operações de atendimento foram melhorando e ficando mais práticos, tanto para quem atende quanto para quem produz ou gerencia.

Conheça os 3 principais modelos de operação em um estabelecimento do varejo alimentício e veja como eles se diferenciam em praticidade e agilidade:

SISTEMA ZERO: Tudo no papel

No sistema 0, o mais antiguado de todos, o garçom retira os pedidos em uma comanda em papel e leva até a cozinha ou bar, onde a pessoa responsável confere o pedido para a produção.

O método não tem um grau de confiança muito alto, além de dificultar a otimização da produção. É possível que o pessoal da cozinha não entenda corretamente o pedido anotado – isso sem falar na complexidade de  adicionar avisos e orientações, como no caso de substituições de ingredientes ou de clientes alérgicos.

Após deixar a comanda na cozinha, o garçom também deverá levar o registro do pedido até o caixa, para que seja feito o fechamento da conta e, caso seja solicitado, é preciso levar a máquina de cartão até o cliente na mesa, tornando o processo moroso.

MEIO SISTEMA: Pedidos por totem

No modelo que chamamos de “meio sistema”, existe um ou mais totens no estabelecimento. O garçom precisa se dirigir até ele para registrar o pedido e fazer o fechamento de caixa. O pedido, então, é enviado até a cozinha de forma automatizada, havendo um pouco mais de otimização do tempo. 

Nesse modelo, o pedido também é mais facilmente gerenciado na função de comanda eletrônica por mesa ou por cliente. O registro também vai de forma automatizada para o caixa, que faz os fechamentos e pagamentos em um formato mais rápido.

O totem ajuda a otimizar a movimentação no estabelecimento, evitando que o garçom precise ir a todo momento até a cozinha e limitando seu deslocamento somente entre as mesas de atendimento e a localização do totem.

SISTEMA DIGITAL: Processos digitais e integrados de pedidos e gestão

Por fim, há o sistema completo de venda integrada, com todos os processos sendo realizados digitalmente. O garçom recebe o pedido do cliente na mesa e registra no sistema ali mesmo, usando um dispositivo móvel como a POS Digital, tablet ou smartphone. Automaticamente o pedido é enviado ao sistema KDS instalado na cozinha e registrado na comanda eletrônica para o fechamento posterior.. 

Quando o pedido está pronto, o garçom recebe uma notificação para buscá-lo, reduzindo consideravelmente a necessidade de deslocamento e aumentando a precisão dos pedidos registrados. Menos tempo dos atendentes, mais produtividade e otimização dos processos.

E não é só no salão de mesas que os processos digitais impactam. Ao chegar na cozinha, os pedidos podem ser organizados por setor de preparo ou ordem de chegada, ajudando a otimizar os processos e a reduzir o tempo de preparo.  

Além de melhorar a organização do atendimento em mesa, o sistema digital de pedidos com KDS também ajuda nas vendas online: caso você trabalhe com cardápio digital, delivery e retirada no balcão, poderá integrar essa solução. Assim, o cliente faz o pedido direto pelo próprio smartphone, ou  mesmo de casa, e automaticamente ele é enviado à sua cozinha e ao seu caixa, gerenciando de forma mais rápida e precisa todas as informações. 

 

Quais as vantagens de um sistema KDS?

Já deu para perceber, lendo os tópicos acima, que um sistema KDS traz uma série de vantagens, não é mesmo? Vamos ver em detalhes cada uma delas!

Maior produtividade

Com a automatização de funções, há um grande ganho de produtividade em todos os setores do seu estabelecimento. Os garçons conseguem tirar os pedidos mais rapidamente, porque não precisam ficar se deslocando para a cozinha ou para o caixa frequentemente – e podem inserir mais detalhes nos pedidos, como substituição de ingredientes, clientes alérgicos ou outras instruções claras à cozinha.

A cozinha, por sua vez, recebe os pedidos de maneira automática, com divisão de produção por setor, reduzindo o tempo de preparo e garantindo que cada prato seja feito de acordo com os desejos dos clientes.

Com o sistema de comandas eletrônicas integrado,  os dados para fechamento dos pedidos também é atualizado automaticamente, evitando cobranças indevidas e otimizando o processo de cobrança. Inclusive é possível, no caso de mesas compartilhadas, gerar uma conta para cada cliente, de acordo com o que foi consumido, facilitando na hora de dividir a conta.

Redução dos erros

Os erros atrapalham muito a produtividade dentro de um estabelecimento alimentício, além de trazer custos extras. Pedidos “esquecidos” fazem com que os clientes acabem esperando demais e tendo uma experiência ruim com o seu negócio. Assim como pedidos errados podem trazer sérios problemas, especialmente em clientes alérgicos ou com alguma intolerância alimentar.

Um sistema KDS evita que essas situações aconteçam, porque todos os processos são automatizados. Assim, quando o garçom tira o pedido, automaticamente ele aparecerá na tela da cozinha, de forma organizada e clara. Quando o prato sai da cozinha, o chef dá baixa no pedido e ele desaparece da tela, acionando uma notificação para que o garçom faça a retirada.

Entregas mais ágeis

Nada pior do que ficar horas aguardando o seu pedido – e ver todos os outros chegando antes do seu. Essa experiência ruim pode fazer com que o seu cliente nunca mais retorne ao seu bar ou restaurante.

Com um sistema KDS, é possível organizar os pedidos, mostrando a hora em que cada um foi feito, quais merecem prioridade e destacando os passos que devem ser seguidos para que o pedido seja entregue.

Assim, você garante mais agilidade à sua cozinha e ao atendimento dos garçons, entregando os pedidos mais rapidamente aos clientes – e favorecendo a boa experiência deles com o seu negócio.

Centralização dos pedidos em um só canal

Atualmente, cada vez mais os negócios têm trabalhado em diferentes frentes, como atendimento presencial, delivery e take away. Mas se cada pedido chega por uma plataforma, corre-se o risco de haver confusão em termos de prioridade – e algum acabar sendo esquecido.

Com um sistema KDS isso não ocorre, porque todos os pedidos são centralizados em um só sistema, independentemente do canal usado. Assim, você consegue criar ordens de prioridade e sistemas de trabalho diferenciados, garantindo as entregas de acordo com as exigências do seu cliente – e também facilitando o controle financeiro desses pedidos.

Melhor experiência do seu cliente

Um sistema KDS não é bom apenas para os atendentes e para o gestor, mas também para os clientes. Afinal, eles recebem um tratamento diferenciado e acabam tendo uma experiência melhor com o seu negócio.

Isso porque, graças à automatização, seus pedidos serão entregues à cozinha com mais eficiência e serão produzidos mais rapidamente – de acordo com suas exigências e orientações.

Ainda é possível aliar a diferentes módulos de pagamento, como cartões de crédito e débito, PIX, cashless etc, tornando a experiência totalmente única e digital– um diferencial que pode ser crucial na fidelização de clientes.

Depois de ver todos esses benefícios, já te convencemos de que um sistema KDS é capaz de otimizar a gestão e o dia a dia do seu negócio? Conheça a solução da Eyemobile! Aproveite e curta nossas redes sociais para receber mais dicas bacanas como esta (Facebook, Instagram e LinkedIn).